Acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales

1. Partes y papeles

El negocio que usa Konvo (el «Cliente») es el titular o responsable del banco de datos de sus Contactos. AXIUM S.A.C., RUC 20615157539 (el «Encargado»), presta el servicio y trata esos datos por cuenta del Cliente, conforme a la Ley 29733 y su reglamento.

2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad

• Objeto: alojar, organizar, mostrar, enviar y recibir los datos necesarios para que el Cliente atienda a sus Contactos por WhatsApp, gestione sus ventas y, si lo activa, use el bot con IA.
• Duración: la del contrato, más los 30 días de exportación de la sección 12 de los Términos.
• Naturaleza: almacenamiento, consulta, transmisión por WhatsApp Business Platform, procesamiento por el bot con IA cuando el Cliente lo activa, y supresión.
• Finalidad: únicamente prestar el servicio al Cliente.

3. Tipos de datos y de titulares

Titulares: los Contactos del Cliente (sus clientes y potenciales clientes) y los Usuarios del Cliente en lo que figuren en las conversaciones.

Datos: número de WhatsApp y nombre de perfil; contenido de los mensajes y archivos; etiquetas, notas, campos personalizados, negocios y tareas; registro de consentimiento (opt-in) y de baja. El Cliente no debe cargar datos sensibles salvo que sea necesario y tenga base legal para ello.

4. Obligaciones del Encargado

• Tratar los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente, que son los Términos, este acuerdo y la configuración que el Cliente hace en el servicio. Si una instrucción le parece contraria a la ley, lo avisará.
• Asegurar que su personal con acceso esté obligado a confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de privacidad (cifrado en tránsito, cifrado de credenciales, aislamiento por cuenta, control de acceso por rol, registros y copias de seguridad).
• No usar los datos para fines propios ni entrenar modelos de IA con ellos, y no venderlos ni cederlos.
• Ayudar al Cliente a atender los pedidos de derechos de sus Contactos: el servicio permite ver, corregir, exportar y borrar los datos de un Contacto; si un Contacto escribe directamente al Encargado, se reenviará el pedido al Cliente sin demora.
• Avisar al Cliente de cualquier incidente de seguridad que afecte a sus datos sin demora indebida y a más tardar dentro de las 24 horas de conocerlo, con la información disponible, para que el Cliente pueda cumplir su propio plazo de 48 horas ante la Autoridad.
• Ayudar al Cliente, con la información que tenga, en las evaluaciones de impacto y consultas a la Autoridad que el Cliente deba hacer.
• Al terminar el contrato, devolver los datos al Cliente (exportación) si lo pide dentro de 30 días y luego suprimirlos, salvo que la ley obligue a conservarlos.
• Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo, y atender auditorías razonables, con aviso previo y a costo del Cliente.

5. Subencargados

El Cliente autoriza al Encargado a usar los subencargados que lista la sección 7 de la Política de privacidad (Meta para la mensajería, OpenAI para la IA si el Cliente la activa, Cloudflare para los archivos, SendGrid para los correos, Hetzner para el alojamiento y la pasarela de pago). El Encargado les exige obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este acuerdo y responde por ellos frente al Cliente.

Antes de agregar o cambiar un subencargado que trate datos de los Contactos, el Encargado lo avisará con al menos 30 días de anticipación. Si el Cliente se opone por motivos razonables y no hay una alternativa, puede terminar el contrato y recibir la devolución de la parte no usada del periodo pagado.

Meta trata los mensajes también como proveedor de WhatsApp Business del propio Cliente, según los términos que el Cliente acepta con Meta.

6. Transferencias internacionales

Algunos subencargados están fuera del Perú. El Cliente, como responsable, informa a sus Contactos de ese flujo transfronterizo y, cuando la ley lo exija, obtiene su consentimiento. El Encargado solo transfiere datos a los subencargados autorizados y para prestar el servicio.

7. Obligaciones del Cliente

• Tener base legal para el tratamiento y, cuando corresponda, el consentimiento de sus Contactos, incluido el opt-in para los mensajes que inicia.
• Informar a sus Contactos del tratamiento y de los proveedores que usa.
• Inscribir su banco de datos ante la Autoridad cuando la ley lo exija.
• Dar instrucciones lícitas y configurar el servicio (usuarios, permisos, bot) de forma adecuada.

8. Responsabilidad, ley y contacto

Cada parte responde por sus propios incumplimientos, con los límites de la sección 14 de los Términos. Este acuerdo se rige por las leyes del Perú y prevalece sobre los Términos en lo que se refiere a datos de los Contactos.

Para cualquier asunto de este acuerdo: contacto@axium.com.pe. Si el Cliente necesita una versión firmada, puede pedirla a ese correo.